管家婆千方百剂医药管理系统年结存操作步骤

第一步：请先把所有客户端（即：分机）的千方百剂软件退出，只保留主机电脑 （即：服务器端电脑）千方百剂软件正常运行。

不同版本的情况说明：

（1）、如果您使用的是千方百剂单体药店版+单体收银版，请先把所有单体收银版软件退出；

（2）、如果您使用的是千方百剂配送中心版网络版，请先把所有配送中心版的客户端（也就是分机）软件退出；

（3）、如果您使用的是配送中心版+门店版，请先把所有门店版软件退出；

如果您使用的门店版是独立门店的方式，请确保先把所有门店的数据上传至总部。如果门店版用的是实时门店的方式，则无需此操作；

（4）、如果您使用的是千方百剂批发版网络版，请先把所有批发版的客户端（也就是分机）软件退出；

（5）、如果您只是使用的是单体药店版，或者是配送中心版单机版，又或者是批发版单机版，则表示没有客户端，可以忽略以上说明，但要确保千方百剂正常运行。

第二步：确定所有的客户端软件退出以后，或者所有的独立门店的数据已经上传到总部完毕以后，在服务器端电脑上登录千方百剂软件，进入2020年的账套，在2020年的账套里做数据备份。

（特别提醒：数据备份极为重要，一定要先做数据备份，切勿忘记！）

系统维护——数据管理——数据备份

注意：此处的备份文件名，必须是以字母开头，不能用汉字。

输入完备份文件名以后，点击确定按钮，等待软件提示备份成功。

第三步：创建2021年的新账套

系统维护——更换账套——创建账套

注意：系统管理员账号是小写字母sa；系统管理员密码是数据库密码，如果是我们公司人员安装的数据库，则密码一般为hnlb@700，（不包含这个逗号），如果密码不正确，则有可能密码是空的，或者有可能是用户自己创建的数据库密码。账套名称用户可以自己建立，一般可以用公司名称或者店名+年份的方式，如：健康大药房2021，数据库名称一般可以用账套名称的收拼字母+年份的方式，如：jkdyf2021.输入完毕后，点击右侧的确定按钮，等待软件提示账套创建成功。

第四步：登录刚刚创建的2021年的新账套。

注意：因为这个是新创建的账套，里面什么商品字典、往来单位、单据等等数据什么都没有，所以这是一个空白的账套，因此，此处的用户名只有超级用户，密码为空。

第五步：进入2021年新账套以后，在2021年新账套里恢复刚刚备份的2020年的备份数据。（注意：是在2021年新账套里恢复备份数据，而不是进入2020年老账套里恢复数据，不要弄错了）

系统维护——数据管理——数据恢复

在此界面，找到刚刚备份的文件名，然后鼠标左键点中此备份文件名，然后双击鼠标左键，此时，上面截图中蓝色字体的下方文件名处后面的方框中自动会显示备份文件名，然后再点击确定按钮。

此时，重新进入2021年的新账套

因为我们已经在2021年的账套里恢复了2020年的备份数据，所以此时，我们现在正在登陆的2021年的账套里，其实显示的是2020年的账套数据，因此，这里的用户名以及密码，和原2020年的账套里的用户名和密码是一模一样的，所以，我们选择正确的用户名，输入正确的密码进入2021年的账套即可。

第六步：在2021年新账套里做年结存

进入2021年账套以后，在系统维护下方点击年结存按钮。（注意：是登录2021年的账套，在2021年的新账套里做年结存，千万不要进入2020年的老账套里做年结存，否则，2020年账套里的数据将会被清空，因此，请务必确认没有进错账套，切记切记！）

注意：此处的结存配置选项，一定要慎重选择，要确定是否需要清除已经删除的基本信息、是否需要删除草稿单据、GSP数据、已经过期的提成公式、半年未使用的商品和往来单位、未执行完的促销单等等选项，这些选项用户可以根据自己的实际需要自己进行勾选。

勾选完这些结存配置选项以后，点击右上方的开始结存按钮。

此时，年结存操作全部完成！

第七步：年结存完成后，2020年账套里的商品字典、往来单位、会员信息等等基础信息都会在2021年账套里保留；同时2020年账套里的库存余额、应收应付款的期末余额等等数据都会结转到2021年账套里的期初建账对应的选项里，作为2021年年初的期初余额。而且，此时2021年的账套还是处于未开账的状态，所以，我们可以进入2021年新账套里，查看期初数据，看是否有需要修改或者调整的。

如果有需要调整的（比如：某些品种的库存数量或者库存成本单价不对；或者是供应商、客户的应付款或者应收款余额不对），可以在期初建账里重新调整。

如果有某些品种的档案需要删除、或者是某些供应商和客户的档案需要删除，那么此时也可以在基础信息里进行删除。

举例：

（1）        修改某品种的库存期初数量或者成本单价

（2）删除某个品种的档案

说明：如果要删除某个品种的档案，前提必须要保证此品种的期初库存在每个仓库的每个批次的数量、成本单价全部为0，否则此商品是不能删除的。如果不为0，则需要在期初库存商品里把每个批次的数量、成本单价清零，然后再在商品字典里，把此品种档案删除。

 期初数据调整完或者需要删除的档案删除完以后，再重新启用账套；当然如果没有需要调整或者删除的档案，就可以直接启用账套，进行2021年度业务的处理了。

开账后，其他客户端电脑（即：分机）就可以重新登录千方百剂软件，然后就可以正常做2021年的业务了（注意：如果门店版用的是独立门店的方式的用户，开账后，总部还需要重新向各个门店下传数据，然后门店才能正常处理2021年的业务）。

特别说明：2021年账套做完年结存以后，2021年账套里不会有任何2020年的单据。如果需要查询2020年的经营数据（如：所有的明细单据），可以登录2020年的账套进行查询即可。